PERENCANAAN AKOMODASI

Penginapan bisa menjadi salah satu faktor penting ketika merencanakan sebuah perjalanan dinas/bisnis. Dalam hal ini, tentunya sekretaris harus mengetahui tipe akomodasi yang diinginkan pimpinan.

                  Biasanya pimpinan lebih menyukai akomodasi yang letaknya dekat dengan lokasi tempat pertemuan dilaksanakan, dan tentu saja daerah yang aman dan nyaman. Apalagi beberapa tahun terakhir ini beragam penginapan banyak didirikan dan semua berlomba-lomba menawarkan fasilitas yang berbeda dengan harga yang menarik.

Secara umum yang dimaksud dengan akomodasi adalah sarana untuk menyediakan jasa pelayanan penginapan yang dapat dilengkapi dengan pelayanan makan dan minum serta jasa lainnya. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, akomodasi adalah sesuatu yang disediakan untuk memenuhi kebutuhan, misalnya tempat menginap atau tempat tinggal sementara bagi orang bepergian. Sedangkan penginapan adalah rumah tempat bermalam, tumpangan untuk bermalam, losmen (penginapan yang menyewakan kamar tanpa menyediakan makan).

Jadi penginapan atau akomodasi saat berpergian atau liburan adalah jenis tempat tinggal dalam perjalanan dimana orang yang harus tinggal jauh dari rumah lebih dari satu hari keperluan tempat untuk tidur, istirahat, keselamatan, tempat berteduh dari suhu dingin atau hujan, penyimpanan barang, serta akses ke fungsi umum pada rumah tangga.

Penginapan dapat dilakukan pada hotel, resor, apartemen, hostel atau hostal, rumah pribadi (komersial, yaitu sebuah tempat tamu untuk tidur yang mendapatkan sarapan pagi atau rumah sewa tempat liburan, yang non-komersial dengan keanggotaan layanan keramahan atau tamu di rumah teman), dalam sebuah tenda saat berkemah (sering di perkemahan) dengan termasuk masalah sampah.

Kegiatan tidur biasanya dilakukan dengan berbaring di tempat tidur atau umumnya dengan permukaan yang lembut, seperti pada sebuah kasur, kasur udara seperti pada beberapa jenis kereta api yang menyediakan tempat tidur berbaring.

                  Namun ada kalanya penginapan dilakukan dengan tidur sambil duduk karena disebabkan tidak memungkinkan untuk berbaring misalnya dalam sebuah kereta api (atau tidur dalam mobil), bus, duduk di ruang tunggu, di jalan atau di taman, dll kursi dengan pengaturan (recline) membolehkan sesuatu antara duduk dan berbaring yang kenyamanannya tergantung pada tata letak.

CARA/SYARAT PEMBUATAN PASPOR

 

Syarat kelengkapan berkas membuat paspor baru

• KTP yang masih berlaku atau bisa juga Surat Keterangan Pindah Keluar Negeri
• KK (kartu keluarga) 
• Ijazah, Buku Nikah atau akta perkawinan, Akte lahir, atau surat baptis
• Surat ganti nama dari pejabat berwewenang, jika pernah ganti nama.
• NPWP bila ada
• Paspor lama (opsional; bagi yang sebelumnya telah memiliki paspor).

Semua berkas diatas bawa asli beserta foto kopinya.

Cara mengurus/ prosedur paspor:

Adapun cara mengurus paspor ini sebenarnya sangat sederhana, intinya datang aja ke kantor imigrasi dengan membawa persyaratan tersebut di atas. Untuk mempersingkat proses datang saja ke wrung foto copi kantor imigrasi, disana beli formulir permohonan yang telah diberi materai 6000 beserta map untuk permohonan dan berkas persyaratan.

Kalau kita dtng ke kantor imigrasi dan bertnya pada bagin informasi ujung-ujungnya juga akan disuruh ke koperasi (biasanya jadi tempat foto kopi) untuk membeli formulir beserta map kelengkapan syarat. Setelah mendapatkan formulir permohonan pembuatan paspor baru isi semua form sesuai dengan data yang ada pada berkas kelengkapan dengan menggunakan pena hitam dan huruf kapital.

Setelah selesai mengisi formulir permohonan pembuatan paspor baru masukkan formulir tersebut kedalam map beserta syarat dan kelengkapan. Pergi ke loket pemeriksaan berkas untuk dicek kelengkapannya, jika lengkap akan diarahkan menuju ke loket penyerahan berkas. Biasanya di sini ada antrian (imigrasi tingkat provinsi), ikuti saja prosedur antrian, kalau harus cabut nomor maka ambil nomor antrian.

Ketika nama atau antrian kita dipanggil serahkan map yang berisi formulir permohonan beserta persyaratan pembuatan paspor baru Asli dan foto copy-nya. Berkas akan dicocokkan antara asli dan fc tersebut, selanjutnya petugas akan mengembalikan berkas asli beserta surat tanda serah terima berkas permohonan, di surat tersebut akan tertera jadwal untuk wawancara dan foto beserta besar biaya yang harus dibayarkan.

Pada hari wawancara dan foto:

Usahakan datang secepat mungkin untuk mendapatkan nomor antrian, untuk imigrasi kota-kota besar biasanya cukup padat. Serahkan surat tanda serah terima berkas di hari pertama mendaftar kepada petugas untuk mendapatkan nomor antrian. Selanjutnya nama kita akan dipanggil untuk membayar biaya sebesar Rp. 255.000,- dan diberi kwitansi bukti pembayaran selanjunya kita disuruh untuk antri kembali, untuk menunggu gilira foto dan scan sidik jari.

Setelah foto dan scan sidik jari selesai kita disuruh antri kembali untuk menunggu giliran wawancara. Ops gak usah takut sob, bukan wawancara kerja kok.. heheh, yang ditanya juga hanya seputar data kita yag ada dalam berkas serta alasan pergi keluar negeri, bahkan kadang wawancara ini hanya formalitas saja. Selesai wawancara kita akan diberi surat berupa kwitansi tanda terima penyerahan disana akan dimuat jadwal pengambilan paspor.

Pada hari pengambilan paspor gak usah datang pagi-pagi sekali sob… soalnya kantor imigrasi melayani pengambilan paspor mulai dari jam 1 siang hingga jam ½ 4 sore. Biasanya kita juga akan disuruh ke koperasi (warung foto copy) untuk memfoto kopi paspor baru tersebut dan juga dianjurkan membeli sampul, fc tersebut diserahkan kembali ke loket pengambilan paspor.

Itulah cara mekanisme (prosedur) pembuatan paspor baru beserta syarat-syarat kelengkapannya. Untuk mengurus paspor gak perlu calo-caloan ya… urus saja sendiri, gampang kok gak ada pungli-punglian di kantor Imigrasi. Semoga bermanfaat dan urusannya diperlancar.

SURAT TUGAS

     SURAT TUGAS

       Surat tugas adalah surat yang berisi penugasan seorang pejabat atau pegawai untuk melaksanakan tugas khusus yang diberikan oleh kantor atau perusahaan yang berkepentingan.
Bagian-bagian surat tugas terdiri dari kepala surat,isi surat, dan kaki surat.
Cara menyusun surat tugas :
1. Memilih bentuk surat sesuai dengan penetapan surat menyurat dikantor yang  bersangkutan.
2. Menulis kepala surat jika kertas yang dipakai tidak mempergunakan kop surat.
3. Merancang alinea pendahuluan secara tepat.
4. Merancang alinea isi/inti yang memuat identitas pemberi tugas, pengemban tugas, jenis tugas dll.
5. Merancang alinea penutup.
6. Menulis kaki surat.
7. Mengetik konsep surat yang telah diparaf.
8. Penanda tanganan surat tugas.

SURAT PERINTAH PERJALANAN BISNIS/DINAS (SPPB/SPPD)

      SPPB/SPPD adalah surat yang memuat penugasan ke wilayah dalam jangka waktu yang telah yang ditentukan dan dengan biaya kantor/perusahaan/negara.
      Bagian-bagian surat perintah perjalanan bisnis terdiri dari kepala surat, isi surat, dan kaki surat.
Adapun data yang harus dimuat dalam isi surat tersebut adalah ;
1. Pejabat yang memberi perintah
2. Nama dan identitas yang mendapat perintah.
3. Tempat tujuan perjalanan dinas/bisnis.
4. Transportasi yang digunakan.
5. Jangka waktu perjalanan.
6. Maksud perjalanan.
7. Biaya perjalanan.
8. Keterangan.

SOAL PERJALANAN BISNIS

1.    Surat yang dibuat oleh perusahaan atau kantor pemerintah yang memberikan informas mengenai penugasan pimpinan untuk melakukan perjalanan dinas disebut ...

A.    Surat dinas

B.     Paspor

C.     Yellow card

D.    Surat tugas

E.     Visa

2.    Visa yang biasa dipakai oleh seorang yang berkunjung ke negara lain beberapa kali tanpa harus memperbarui visa disebut ...

A.    Single exit

B.     Double entry

C.     Multiple entry

D.    Single entry

E.     Triple entry

3.    Syarat-syarat yang harus dipenuhi oleh seorang warga negara (pimpinan) yang akan bepergian ke luar negeri untuk mengurus paspordan visa diantaranya ...
A. KTP, Ijazah terakhir, SK, rekening telepon
B. KTP, KK, Ijazah, pas foto, surat tugas, SKCK
C. KTP, KK, sertifikat, rekening listrik
D. KTP, slip gaji, surat tugas
E. KTP, piagam, SKCK, Kartu merah

4.    (1.) Menyiapkan berbagai dokumen
(2.) Memastikan tujuan kepergian pimpinan
(3.) Membuat laporan perjalanan dinas
(4.) Menyiapkan tiket pesawat, penginapan, dan keuangan
Urutan prosses kerja sekretaris dalam menyiapkan perjalanan dinas pimpinan adalah ...

A.    1-2-3-4

B.     2-1-4-3

C.     1-4-2-3

D.    1-3-2-4

E.     2-1-3-4

5.    (1) Melakukan klarifikasi nama, alamat, dan nomor telepon semua perusahaan yang akan dikunjungi

(2)   Melakukan klarifikasi nama dan kedudukan semua orang yang akan ditemui melakukan klarifikasi semua informasi tentang transakasi dengan perusahaan dan semua urusan yang sedan ditangani menentukan waktu keberangkatan dan lama perjalanan

(3)   Menentukan jenis transportasi yang akan digunakan

Kegiatan diatas dilakukan sekretaris ketika melakukan persiapan kegiatan untuk.......... ...

A.      Perjalanan bisnis direksi

B.       Pertemuan rapat

C.       Pertemuan dengan pelanggan

D.      Perjalanan keluarga

E.       Melakukan negosiasi

6.    (1) SIM, STNK,KTP, Sertifikat asuransi dan lain sebagainya

(2)   Peta kota yang dilalui hingga sampai di kota tujuan dan rencana rute yang mungkin digunakan

(3)   Informasi mengenai kondisi cuaca yang akan dilewati

(4)   Konfirmasi mengenaipemesanan hotel

(5)   Persiapan rencana perjalanan termasuk janji temu, rapat yang harus diikuti, nomor telepon dan alamat semua perusahaan yang akan dikunjungi

Syarat-syarat diatas adalah persiapan yang dilakukan untuk melakukan perjalanan dinas melalui ...

A.    Laut

B.     Udara

C.     Kereta Api

D.    Darat

E.     Kapal

7.    Ada empat cara syarat yang diperlukan dalam memilih hotel/penginapan. Satu syarat yang tidak diperlukan adalah ...

A.    Jarak tempat seminar/rapat dipilih yang tidak terlalu jauh dari penginapan

B.     Keadaan hotel/penginapan harus nyaman

C.     Hotel harus dilengkapi fasilitas yang biasa ada di hotel

D.    Biaya penginapan

E.     Mewah dan lux

8.    Kartu yang dikeluarkan oleh bank, hotel, biro perjalanan atau badan lain yang memberikan hak kepada pembawa untuk memperoleh barang/jasa dalam batas nilai tertentu menurut persyaratan yang ditetapkan disebut ...

A.    Credit Card

B.     Yellow Card

C.     Visa

D.    Surat tugas

E.     Paspor

9.    Alat pembayaran yang jarang dipakai selama mengadakan perjalanan dinas adalah ...

A.    Uang

B.     Traveller's cheque

C.     Emas

D.    Credit Card

E.     Letter of credit

10.    Berikut yang bukan merupakan syarat-syarat untuk melakukan perjalanan dinas dengan pesawat terbang adalah ...

A.    Dapatkan tiket pesawat terbang

B.     Carilah keterangan dari pelabuhan udara mana pimpinan akan berangkat, serta dengan cara apa pimpinan harus pergi kamana

C.     Dapatkan mata uang asing, traveller's cheque dan buat surat kredit bepergian

D.    Carilah keterangan dari pelabuhan dan dermaga mana pimpinan akan berangkat

E.     Periksa apakah koper yang dibawanya tidak melebihi batas maksimum

11.    Dalam membuat daftar janji temu yang disepakati paling sedikit sekretaris harus membuat 4 rangkap.Pihak yang tidak harus menerima tembusan daftar janji temu adalah ...

A.    Pimpinan

B.     Wakil pimpinan

C.     Kolega yang akan ditemui

D.    Pihak keluarga dari pimpinan

E.     Sekretaris

12.    Fungsi dari daftar janji temu adalah ...

A.    Mendapatkan kepastian waktu kunjungan

B.     Memperoleh kepastian waktu keberangkatan

C.     Mendapatkan kepastian waktu untuk shopping

D.    Memastikan waktu bepergian ke pantai

E.     Menghindari benturan acara dengan pihak pengelola hotel

13.    Alat pembayaran semacam cek yang diciptakan untuk orang yang bepergian dan dapat diuangkan pada bank tertentu disebut ....

A.    Credit card

B.     Surat tugas

C.     Visa

D.    Traveller's cheque

E.     Yellow Card

14.    Bentuk yang bukan merupakan fungsi atau manfaat Credit Card adalah ...

A.    Mempermudah pembayaran (flexible)

B.     Mengurangi pengeluaran uang kas (cash)

C.     Mendapatkan barang dengan cara cepat dan efesien

D.    Menambah prestise pemiliknya

E.     Menambah keinginan untuk selalu berbelanja

15.    Selama pimpinan melakukan perjalanan dinas,sekretaris tetap melakukan pekerjaan kantor seperti biasanya.Berikut yang bukan termasuk kegiatan sekretaris adalah ...

A.    Menanyakna kepada pimpinan hal-hal apa saja yang bisa dan tidak bisa dikerjakan

B.     Memproses surat-surat yang ada selama pimpinan tidak berada ditempat

C.     Memberi tahu pimpinan tentang tamu,baik yang berkunjung maupun yang menelepon

D.    Melakukan rekreasi bersama rekan kerja satu kantor

E.     Melaporkan pada pimpinan perihal perubahan-perubahan yang terjadi selama ia tidak berada di tempat

16.    (1) Menetapkan jadwal bagi tugas-tugas kerja utama tersebut dengan suatru

 perkiraan tanggal atau waktu penyelesaian masing-masing.

(2) Menafsirkan kerangka acuan.

(3)  Membuat suatu daftar tentang tugas-tugas kerja utama yang harus dilakukan (prioritas).
(4) Memilahkan dan menilai material sewaktu material itu sedang dihimpun.
(5) Merancang, menulis, dan menyempurnakan laporan.

(6) Menghimpun bahan sesuai dengan jadwal itu.

(7) Menilai dan mengatur ssetelah semuanya terhimpun.

Urutan-urutan langkah-langkah pokok dalam menyusun sebuah laporan menurut
A.E. Darbyshire yang benar adalah ...

A.    1-2-3-4-5-6-7

B.     2-3-1-6-4-7-5

C.     3-2-1-4-5-7-6

D.    1-3-2-4-7-5-6

E.     2-3-4-1-6-7-5

17.    Berikut yang tidak termasuk proses kegiatan pimpinan dalam menyusun laporan adalah ...

A.    Pimpinan menyusun garis besar laporan

B.     Pimpinan membuat konsep laporan dalam tulisan tangan atau dengan mendikte sekertaris

C.     Pimpinan memeriksa pekerjaan sekertaris

D.    Pimpinan mengubah dan memperbaiki lagi dan sekertaris akan mengetik untuk terakhir
kalinya

E.     Pimpinan mengolah materi

18.    secara garis besar , yang tidak termasuk kedalam isi dari laporan pertanggung jawaban adalah ...

A.    pendahuluan

B.     garis besar kegiatan yang di laporkan

C.   isi laporan (rincian kegiatan secara kronologis dan biaya yang telah di keluarkan sebagai pertanggung jawaban)

D.    daftar kepustakaan

E.     evaluasi dan penutup/kesimpulan

19.    (1) Laporan keuangan

(2)   Bahan bahan referensi

(3)   Lain-lain

Unsur-unsur di atas merupakan kegiatan membuat laporan pada bagian ...

A.    pelengkap

B.     pembuka

C.     Penutup

D.    indeks

E.     isi

20.    Berikut ini yang bukan termasuk bahan laporan perjalanan dinas adalah ...

A.    Keuangan

B.     Hasil pertemuan dengan partner bisnis

C.     Tujuan melakukan perjalanan dinas

D.    Rencana dan kesempatan untuk mengadakan liburan keluarga

E.     Evaluasi yang berisi mengenai hambatan dan kemungkinan peluang bisnis.